Mehr Zeit für die Ausbildung

von Stephan Möller

Es klingt mir aus vielen Seminaren im Ohr: "keine Zeit". In den zurückliegenden Jahren verging kein Seminar, in dem die Teilnehmer die Probleme hinsichtlich Führung, Kommunikation, Teamarbeit, Methoden der Ausbildung, Motivation und so weiter auf den Mangel an Zeit zurückführten als eine ihrer Hauptursachen für die wahrgenommenen Probleme. Dies veranlaßte mich, über dieses Thema grundsätzlich nachzudenken und nach Wegen aus dem Elend zu suchen.

Dieser Artikel soll die Problematik des Mangels an Zeit beleuchten und in ein rechtes Licht zu rücken suchen. Ferner soll er aufzeigen, welche Techniken zur Zeitplanung und Prioritätensetzung existieren und welche Grundgedanken des Zeitmanagements dabei berücksichtigt werden sollten.

1. WARUM ZEITMANAGEMENT?

Im Unternehmen und bei der Ausbildung wird Zeit vergeudet. Doch Zeit ist Geld, wenn man keine Zeit hat. Untersuchungen haben ergeben, daß im Durchschnitt von 1000 Stunden über 200 Stunden "verlorengehen", das heißt, einer ernsthaften Kritik nicht standhalten.

Können wir uns das heute wirklich noch leisten? Wenn ein Ausbilder heute 35 Jahre alt ist, dann hat er bis zu seiner Rente noch etwa 30 Jahre vor sich. Das sind insgesamt nicht mehr als 48.000 reguläre Arbeitsstunden.

Zeit ist ein einzigartiges Kapital. Geld zu verlieren ist schmerzhaft, aber der Verlust läßt sich unter Umständen wieder einholen. Verlorene Zeit jedoch ist für immer verloren.

"Zeit ist das unerbitterlichste und das am wenigsten flexible Element unserer Erde"

Wir können die Zeit nicht aufhalten, aber wir sind imstande, die Art und Weise der Zeitverwendung zu bestimmen. Wir können unsere Zeit rentabel oder unrentabel investieren.

Dabei ist der Begriff "Zeitmanagement" eigentlich falsch. Im Grunde genommen können wir kein Management der Zeit betreiben, denn die Uhr bewegt sich unaufhörlich weiter. Die Zeit vergeht mit der gleichen Geschwindigkeit, egal, was wir tun.

"Es geht nicht um das Management der Uhr, sondern um das Management unserer Person in Hinblick auf der Uhr."

Entscheidende Voraussetzung zum systematischen und zeiteffizienten Arbeiten ist daher Selbstdisziplin. Mangel an Eigenmotivation und Selbstdisziplin verhindert das Umsetzen von Techniken in die Praxis.

Wer vier Wochen systematisches Zeitmanagement durchhält, läßt kaum mehr davon ab.

Das bedeutet aber:

Um Zeit zu gewinnen, müssen Sie zunächst Zeit investieren. Zeit haben ist die Bereitschaft, ein Arbeitssystem zu erlernen.

2. DIE HÄUFIGSTEN ZEITFALLEN

Wir meinen, unsere Probleme seien singulär. Das ist jedoch nicht der Fall. Zeitprobleme sind nahezu identisch. Die verbreitetsten Zeitfallen in nahezu allen Unternehmen sind:

• unklare Firmen- und Einzelziele
• unklare Rollenverteilung
• blockierte Informationswege oder Informationsüberflutung
• Flaschenhalssituationen (alle Probleme und Entscheidungen wandern nach oben)
• zuviel Routinearbeit (der Manager als oberster Sachbearbeiter)
• zuwenig Delegation
• Telefonate und Besuche

Hauptargumente gegen systematisches Arbeiten sind:

• "Ein einfaches, ohne große Hilfsmittel anwendbares, Arbeitssystem kann es nicht geben."
• "Man kann gar nicht effektiver arbeiten."
• "Ein solches System schränkt mich ein."
• "Ich vergesse das Gelernte ohnehin wieder."
• "Ich habe, glaube ich nicht genügend Ausdauer, um die Arbeit mit System durchzuhalten."
• "Ich habe keine Zeit, dafür Zeit zu investieren, so etwas zu lernen."
• "Eine systematische Zeitplanung geht überhaupt nicht."
• "Eine Politik der offenen Tür ist mir aber für die Mitarbeiter wichtiger."
• "Prioritäten lassen sich nicht so einfach setzen."
• "Besprechnungen sind nicht immer so effektiv, wie ich mir das wünschen würde."
• "Die Mitarbeiter sind noch nicht so weit."
• "Ich will aber nicht immer der Querulant sein oder der Nein-Sager."
• "Ich bin nun einmal ein 130%iger, ein Perfektionist."
• "Ich identifiziere mich nun einmal mit meinen Aufgaben und fühle mich daher für die Dinge verantwortlich."
• "Wo bleibt denn da die Spontanität?"
• "Aber gegen Innere Kündigung ist man machtlos."
• "Die Wege der Organisation unserer Firma sind halt oft unergründlich."
• "Der Mitarbeiter kann aber schlecht mit Feedback umgehen und der Vorgesetzte läßt sich davon eh' nicht überzeugen."
• "Erst müssen die andere mal etwas ändern."

3. SELBSTMANAGEMENT IST DIE VORAUSSETZUNG ZUM MANAGEMENT ANDERER

Die Frage ist, wie sich die Prinzipien unternehmerischen Managements und persönlicher Zeitnutzung so in Einklang bringen lassen, daß sie die Führungskräfte befähigen, ihre Ziele zu erreichen.

Dazu folgende Aussage: Zunächst ist es Ihre eigene Zeit, die Sie verbrauchen.

Sie müssen Ihre Zeit beherrschen, anstatt sich von ihr beherrschen zu lassen.

Sie werden jedoch kaum in der Lage sein, Ihre Zeit zu beherrschen, wenn Sie nicht dazu bereit sind, zuerst sich selbst zu beherrschen.

Wenn Sie als Führungskraft sich nicht selbst führen können, wird Sie kein Führungs- oder Zeitmanagementseminar zu einem potentiellen Manager machen.

Unfriede, Störungen und Hektik werden auch dadurch im Unternehmen verbreitet, daß Führungskräfte mit sich und ihren Zielen uneins sind.

Wer folglich Zeitmanagement betreiben will, muß erst einmal mit sich eins werden. Der größte Störfaktor, das eigene Ich, muß steuerbar werden.

Wenn Sie dies eingesehen haben, dann setzen Sie sich mit Ihren Zielen, ob beruflich oder privat, ab als Führungskraft oder als Mitarbeiter, als Bauleiter bzw. Vorarbeiter oder als Ausbilder auseinander. Wenn Sie Ihre Ziele klar und deutlich vor sich haben, Grenzen abgesteckt haben und die Rahmenbedingungen definiert haben, erst dann macht es Sinn, sich mit dem Setzen von Prioritäten auseinanderzusetzen.

"Und als sie ihr Ziel aus den Augen verloren hatten,verdoppelten sie ihre Anstrengungen!"

Mark Twain

4. PRIORITÄTENSETZUNG

Die wichtigste Regel zur Prioritätensetzung lautet: Unterscheide zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit!

Dies für zu einer einfachen wie einleuchtenden Systematik, dem sog. IKE-Prinzip (benannt nach Eisenhower, dessen Spitzname ‚Ike' war):

Hierbei werden alle Aufgaben danach unterschieden, wie wichtig (also wie bedeutsam die Aufgabenerfüllung für die Zielerreichung ist) und wie dringlich (also wie schnell in Hinblick auf eine zeitliche Frist) sie ist. Es werden vier Kategorien gebildet:

1. Diese Aufgaben sind sehr wichtig und sehr dringlich. Sie bedürfen der sofortigen und persönlichen Erledigung
2. Diese Aufgaben sind zwar sehr wichtig, aber weniger dringlich. Diese werden auf Wiedervorlage gelegt und zu einem Zeitpunkt bearbeitet, an dem ich ausreichend Zeit nd Muße für die Bearbeitung habe.
3. Diese Aufgaben sind eher dringlich, dafür aber weniger wichtig. Sie sollten nach Möglichkeit an einen Mitarbeiter delegiert werden.
4. Diese Aufgaben sind weder wichtig noch dringlich. Sie sollten unbedingt in den Papierkorb geworfen werden. Ja, Sie haben richtig gelesen: In den Papierkorb! Sie werden nicht benötigt.

Wenn es Ihnen gelingt, diesen Schritt zu vollziehen, haben Sie bereits die grundlegende Technik verinnerlicht.

5. REGELN DES SELBST- UND ZEITMANAGEMENTS

Damit Sie nun Ihre Prioritätensetzung in konkretes Tun umsetzen: sind folgende Regeln besonders hilfreich:

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Zeitplanung und bin gespannt darauf, ob in den künftigen Seminaren das Problem des Zeitmangels seltener wird. Die Auszubildenden werden es Ihnen danken.

Erschienen in Ausbilder-INFO Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau, Heft 1/2001