Wie wähle ich den "richtigen"
Auszubildenden aus?

von Jörg Buschfeld

Ausbildungsplatzmarkt und Bewerbernachfrage sind in den letzten Jahren erheblich in Schieflage geraten. Regionale Unausgewogenheiten und insbesondere erhebliche Ungleichgewichte zwischen den Berufswünschen der Jugendlichen und dem tatsächlichen Angebot in den jeweiligen Ausbildungsberufen sind für diese Situation kennzeichnend.

Für einen Unternehmer stellen sich hier vorrangig zwei Herausforderungen:

1. "Ausbildungsmarketing" oder "Wie erreiche ich eine ausgewogene Anzahl an Bewerbungen"
2. "Auswahlverfahren" oder "Wie wähle ich den/die "richtigen" Auszubildenden aus?

AUSBILDUNGSMARKETING

Das Spektrum möglicher Ausbildungsmarketingaktivitäten ist sehr groß. Es ist sinnvoll sich nicht auf eine einzige Aktivität zu verlassen, sondern ein möglichst breit gefächertes Angebot zu schaffen, um viele Jugendliche anzusprechen.

AUSBILDUNGSMARKETING-AKTIVITÄTEN

Die Öffentlichkeitsarbeit dient dazu, potenzielle Bewerber direkt und gezielt mit Hilfe unterschiedlicher Medien anzusprechen (Beratungen in Schulen, "Azubi`s werben Azubi`s", Zeitungsartikel, Internet, Prospekte, Broschüren etc.). Vielfältige Informationsveranstaltungen zur Vermittlung von Ausbildungsinhalten und -ablauf, von Qualität und Perspektiven sind ein weiterer wichtiger Faktor (Betriebsbesichtigungen, Ausbildungsbörsen, Elternabend, etc.). Orientierungsveranstaltungen gehen noch über diesen rein informativen Charakter hinaus. Sie fördern das gegenseitige Kennenlernen und ermöglichen beiden Seiten einen besseren Einblick. Das Praktikum bietet die gleichen Möglichkeiten, jedoch über einen längeren Zeitraum. Projekte können vor, während und nach der Ausbildung als Marketinginstrument eingesetzt werden. Sie unterstützen die Vernetzung von Personen und Inhalten (Selbstorganisierte Projekte, Azubi`s + Schüler, Unternehmens-Projekte). Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Darstellung der Ausbildungsqualität und der damit verbundenen Kompetenz (Kooperation mit Berufsschulen, Verbundausbildung, Schulung der Ausbilder). Als besonderer Anreiz zur Aufnahme einer Ausbildung kommt den Zusatzqualifikationen immer mehr Bedeutung zu (interne Weiterbildung, berufsbegleitendes Studium). Ein breites Spektrum unterschiedlicher Aktionen ist im Rahmen des Ausbildungsmarketing zudem denkbar ( Tag der offenen Tür, "Ausbildung life erleben" etc.).

Um nun aus den Bewerbungen den/die richtigen Kandidaten auszuwählen, sollen im folgenden einige Anregungen für die erfolgreiche Auswahl gegeben werden.

ANFORDERUNGEN FESTLEGEN

Der erste Schritt zur erfolgreichen Auswahl ist das Festlegen der notwendigen Anforderungen die ein Bewerber mitbringen sollte. Definieren Sie klar, was Sie von den Bewerbern erwarten. Sie können dabei eingehen auf Schulabschluss, persönliche Eigenschaften, Interessen, Führerschein, theoretische Kenntnisse, körperliche Verfassung etc.

BEWERBUNGSUNTERLAGEN SICHTEN

Auf Basis dieser Anforderungen und dessen künftigen Aufgaben sollten Sie im nächsten Schritt die Bewerbungsunterlagen sichten. Hierzu gehören die schriftliche Bewerbung, Lebenslauf, Schulzeugnisse und Praktikumsnachweise.
Informieren Sie zeitnah die Bewerber über den Erhalt der Unterlagen und geben Sie den Zeitpunkt der Bewerberauswahl bekannt. Dies signalisiert den Bewerbern, dass Sie professionell bei der Auswahl von Auszubildenden umgehen. Denken Sie daran, dass bei einer Bewerbung, unabhängig von der zu besetzenden Position, nicht nur die Bewerber bewertet werden, sondern auch Sie bzw. Ihr Unternehmen sich einer Bewertung unterzieht.

AUSWAHLVERFAHREN DURCHFÜHREN

Es gibt verschiedene Methoden, Auszubildende auszuwählen. Häufig werden Interviews genutzt, die teils frei, teils strukturiert durchgeführt werden, um die Informationen zu erlangen, die notwendig sind, den "besten" Kandidaten auszuwählen. Die Schwierigkeiten die hier entstehen sind von vielfältiger Art. Auf der einen Seite neigen wir dazu, im Einzelgespräch mehr selbst zu reden, als Informationen von den Bewerbern zu sammeln. Andererseits ist es schwierig, sich nicht von Wahrnehmungsfehlern täuschen zu lassen. Der "erste Einruck", eigene Einstellungen, Haltungen und Erfahrungen werden zum alleinigen Maßstab der Entscheidung gemacht und verhindern eine möglichst hohe Objektivität bei der Auswahl.

GRUPPENAUSWAHLVERFAHREN

Als Alternative bietet sich Ihnen die Möglichkeit, ein Gruppenauswahlverfahren durchzuführen.

WIE SIEHT DIE DURCHFÜHRUNG AUS?

Nachdem die Anforderungskriterien festgelegt sind und eine Vorauswahl anhand der Bewerbungsunterlagen getroffen ist, geht es nun um die Durchführung des Bewerberauswahlverfahrens.

Organisation

Es empfiehlt sich, maximal 12 Bewerber gleichzeitig einzuladen. Die Rollen sollten im Vorfeld klar abgesprochen sein, d.h. einer übernimmt die Moderation, der/die Andere fungiert als Beobachter. Der Beobachter kann im Betrieb als Ausbilder oder Betriebsrat tätig sein. Ziel ist es, die Entscheidung im Anschluss gemeinsam zu treffen.
Um eine entspannte Atmosphäre herzustellen wird ein ausreichend großer Raum zur Verfügung gestellt, Tische in U-Form aufgestellt und Getränke angeboten.

Vorstellungsrunde

Erster Baustein des Auswahlverfahrens ist die Vorstellungsrunde. Hier geht es vorwiegend darum, den Bewerbern die Nervosität zu nehmen, sie anregen vor der Gruppe zu sprechen und zusätzlich zu ihren Lebenslauf, weitere Informationen über den bisherigen Werdegang, Interessen und Motivation zu erlangen.

Diskussionsrunde

Die Bewerber erhalten eine Vielzahl von Themen, die momentan aktuell sind, das Unternehmen betreffen oder zur Ausbildung gehören. Die Kandidaten wählen ein Thema frei aus, bekommen die Aufgabe Ihre persönliche Meinung zu diesem Thema zu vertreten und stellen sich anschließend der Gruppendiskussion.
Zu beobachten sind hier die Darstellung der eigenen Meinung, das soziale Verhalten und die Kritikfähigkeit innerhalb der Gruppe. So erhalten Sie von jedem Bewerber ein klares Bild und können entscheiden, wer Ihre Anforderungen erfüllt und am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Speziell in dieser Runde erkennen Sie genau, bei welchen Kandidaten die Teamfähigkeit besonders ausgeprägt ist.

Gemeinsame Ziele zu verfolgen und zu erreichen und qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, nehmen für Unternehmen einen immer höher werdenden Stellenwert ein. Erreichen werden Sie dies nur durch funktionierende Teamarbeit!

Fragerunde

Wir erwarten von Bewerbern, dass sie sich auf das Bewerbungsgespräch vorbereiten und Motive haben, warum sie gerade in Ihrem Unternehmen eine Ausbildung beginnen wollen. Die Fragerunde ermöglicht den Kandidaten, Fragen zum Unternehmen, zur Ausbildung, zum Ablauf, zur Übernahme und weiteren Perspektive etc. zu stellen. Die Beobachter gewinnen sehr schnell einen Überblick, wer gut vorbereitet in diese Auswahlrunde erschienen ist, wer ein klares Interesse an dieser Ausbildungsstelle zeigt und sich im Vorfeld bereits Informationen besorgt hat.

Praktische Arbeitsprobe

Ergänzen kann man, je nach Ausbildungsberuf, eine praktische Arbeitsprobe mit einbauen. Hier erkennen Sie das handwerkliche Geschick bzw. die Fingerfertigkeit der Bewerber.

Die Vorteile dieses Verfahren

1. Zeitersparnis
   Sie schaffen sich innerhalb von vier Stunden einen Überblick über max. 12 Bewerber. Kalkulieren Sie bei Einzelgesprächen nur 45 Minuten ergibt sich hier eine Zeitersparnis von fünf Stunden.
2. Informationsfluss
   Durch ein Gruppenauswahlverfahren bekommen Sie ein vielfaches an Informationen. Nicht nur Interessen und bisheriger Werdegang, auch soziales Verhalten in Gruppen, Kritikfähigkeit, Aktivität, Teamfähigkeit, Argumentationsfähigkeit und praktisches Geschick lassen sich bewerten.
3. Auswahl
   Durch den direkten Vergleich wird Ihre Auswahl erleichtert. Die Gefahr nur den "Einäugigen unter den Blinden" zu finden, ist minimal, da die im Vorfeld definierten Anforderungen klar sind. Durch die Anwesenheit eines zweiten "Beobachters" werden Sympathie oder Antipathie als Entscheidungsmerkmal keine Rolle spielen.
4. Image
   Die Bewerber werden positiv reagieren, da sie erkennen wie wichtig dem Unternehmen die Entscheidung ist. Auch die Auswahl wird akzeptiert, da sie sich selber im Vergleich zu den anderen Bewerbern sehen und bewerten. Die Außenwirkung ist enorm, da sich eine solche Maßnahme herumspricht.
5. Atmosphäre
   Die jugendlichen Bewerber fühlen sich wohler in einer Umgebung mit Altersgenossen, die alle im selben "Boot" sitzen. Die Nervosität wird in kürzester Zeit abgelegt.

Entscheidungsfindung und der Umgang mit den Ergebnissen

Unmittelbar nach Abschluss der Bewerberrunde sollten Moderator und Beobachter jeden Kandidaten anhand des Anforderungsprofils bewerten. Diese Entscheidung auf den nächsten Tag zu verschieben ist nicht empfehlenswert, da Eindrücke verschwimmen bzw. verfälscht werden.

Die Ergebnisse sollten den Bewerbern zeitnah mitgeteilt werden. Häufig fragen Bewerber, die eine Absage erhalten haben, nach den Gründen. Genau in dieser Situation, die einerseits sehr verantwortungsvoll, andererseits aber auch imagebeeinflussend ist, zeigt sich, wie systematisch (Anforderungsprofil) der Entscheidungsweg ist. Aus Sicht des Bewerbers, dessen Selbstwertgefühls und dessen beruflicher Zukunft ist es schon entscheidend, dass er versteht, ob er grundsätzlich für den Beruf geeignet ist, aber vielleicht in einem anderen Unternehmen, oder ob er sich beruflich komplett umorientieren soll und in welche Richtung.

Trotz der Verantwortung die Sie bei der Auswahl neuer Auszubildenden übernehmen ist es ein tolles Gefühl, wenn man anschließend die weitere Entwicklung miterlebt.

Erschienen in Ausbilder-INFO Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau, Heft 2/2001